E-mail Netiquette-richtlijnen
Mensen brengen een groot deel van hun dag door met het lezen en lezen van e-mails. Waardevolle tijd moet niet verspild worden aan ineffectieve en onbelangrijke e-mails. Dezelfde professionaliteit die u zou gebruiken aan de telefoon, mailcorrespondentie of face-to-face moet ook in een e-mail worden uitgedrukt. Onthoud altijd dat een e-mail een vorm van communicatie is en dat de manier waarop de ontvanger de boodschap interpreteert het enige is dat ertoe doet.
Voordat u een e-mail gaat maken en verzenden, moet u uzelf een aantal vragen stellen.
- Is e-mail de beste vorm van communicatie voor de informatie die ik verzend??
- Is het professioneel?
- Is het HIPAA compliant?
- Vertegenwoordigt het mij en het medische kantoor nauwkeurig?
E-mail etiquette regel # 1
Do nadenken over de inhoud van uw bericht voordat u op drukt STUREN. Zorg ervoor dat e-mail de juiste vorm van communicatie voor uw bericht is in plaats van een telefoongesprek of een vergadering. Houd er rekening mee dat de inhoud het beeld en de professionaliteit van uw Medical Office moet weerspiegelen.doe niet e-mail verzenden, doorsturen of beantwoorden die obsceen, beledigend, lasterlijk, lasterlijk, racistisch of seksueel van aard is. De straffen kunnen ernstig zijn voor u en het Medical Office.
E-mail etiquette regel # 2
Do gebruik de juiste grammatica, interpunctie en spelling. Nogmaals, uw bericht is een weerspiegeling van uw Medical Office. Zorg er ook voor dat u het bericht beknopt houdt en gebruik de juiste lay-out voor uw bericht, waardoor het gemakkelijker te lezen is. Test uw e-mail voordat u toeslaat STUREN.doe niet gebruik ALLE CAPS omdat dit wordt beschouwd als schreeuwen of schreeuwen in de online wereld. Gebruik stoutmoedig of cursief om een woord of zin te benadrukken. Vermijd ook het gebruik van extreem fraaie of vreemde lettertypen, omdat dit uw e-mail moeilijker maakt om te lezen.
E-mail etiquette regel # 3
Do zorg ervoor dat de e-mail wordt verzonden naar de juiste ontvanger (s). Informatie in een medisch kantoor, vooral met betrekking tot patiëntinformatie, moet alleen op basis van de behoefte worden gedeeld. Overweeg ook dat mensen informatie die niet relevant voor hen is, beschouwen als "ongewenste e-mail".doe niet bespreek persoonlijke en vertrouwelijke informatie of voeg patiëntendossiers toe in een e-mail. Gebruik patiëntaccountnummers of medische recordnummers om iemand te adviseren het account te beoordelen. Uw informatie moet daar worden vermeld.
E-mail etiquette regel # 4
Do antwoorden op professionele e-mails binnen 24 uur indien mogelijk. Als dat u niet voldoende tijd geeft, antwoord dan in elk geval dat u de e-mail hebt ontvangen en dat u zo snel mogelijk contact met ze opneemt.doe niet antwoord op spam of verzoeken om zich te abonneren / af te melden. Dit genereert alleen maar meer spam die uw zakelijke e-mail overspoelt.
E-mail etiquette regel # 5
Do houd emoties uit e-mails. Wees beleefd en professioneel. Weet met wie je informeel kunt zijn nadat er voldoende tijd is verstreken om zo'n relatie op te bouwen.doe niet zeg alles in een e-mail waar je later misschien spijt van krijgt. Wees voorzichtig bij het verzenden of reageren op een e-mail in woede. Nooit persoonlijke opmerkingen over een andere persoon maken, opmerkingen maken die iemand beledigen of iets zeggen dat u niet persoonlijk zou zeggen.
E-mail etiquette regel # 6
Do bewaar humor, grappen en ironie tot een minimum. Intenties zijn vaak "verloren in vertaling" in e-mails en mensen krijgen niet altijd de grap. Denk erover na vanuit het perspectief van de ontvanger.doe niet verzend, doorstuur of beantwoord kettingbrieven. Het is onprofessioneel gedrag en sommige mensen zien dit als ongewenste e-mail. Vergeet niet dat de inhoud die u verzendt, het imago en de professionaliteit van uw medische kantoor moet weerspiegelen.
