4 manieren om medische kantoorplanning te verbeteren om wachttijden te verkorten

Het kan een uitdaging zijn om een balans te creëren tussen het zien van voldoende patiënten om aan de financiële behoeften van de praktijk te voldoen, maar toch een hoge mate van kwaliteit van de patiëntenzorg te bieden. Houd deze dingen in gedachten.
1

Passende planning van patiëntafspraken

Patiënten hoeven niet langer dan 15 minuten te wachten op hun geplande afspraak.
Gezien hoe onvoorspelbaar de gezondheidszorg kan zijn, is het begrijpelijk dat patiënten soms langer moeten wachten.
De soorten patiëntbezoeken variëren afhankelijk van de praktijkspecialiteit, de diagnose van de patiënt en de procedures die tijdens het bezoek worden uitgevoerd. Dit betekent dat een ander tijdvereiste moet worden toegewezen aan elk bezoektype.
Het aantal dagelijkse patiëntenbezoeken zou de kosten van het kantoor moeten kunnen dekken en uiteraard winst moeten maken.
Bij het ontwikkelen van het ontwerp of de structuur van uw patiëntplanningssysteem, is het belangrijk om rekening te houden met mogelijke gebeurtenissen die verstoringen van de patiëntstroom kunnen veroorzaken..
2

Verminder storingen in de patiëntenstroom

Late aankomsten: Om dit probleem te verhelpen stel je een aantal beperkingen in hoe laat een patiënt kan zijn zonder opnieuw te hoeven plannen, laat een patiënt die vroeg is voor zijn afspraak naar de late patiëntsleuf gaan en plan chronisch late patiënten tegen het einde van de dag in.
Geen shows: Er zijn drie manieren om gemiste afspraken te voorkomen.

Herinneringsoproepen aan patiënten 24 - 48 uur voorafgaand aan hun geplande afspraak.
Een manier om no-shows te verminderen, is door het gebruik van online patiëntplanning. Patiënten kunnen hun eigen afspraken beheren, plannen of verzetten waardoor niet-shows minder vaak voorkomen.
Patiënten factureren een no-show fee voor gemiste afspraken. No-show-vergoedingen compenseren niet alleen een deel van de verloren inkomsten, maar leren uw patiënten ook om op te merken als zij hun afspraak willen annuleren. Dit biedt ook de mogelijkheid om de afspraak opnieuw in te plannen terwijl de patiënt aan het telefoneren is.

Walk-ins: Bekijk de trends wanneer het medische kantoor meer walk-ins ziet, bijvoorbeeld op maandag of tijdens het griepseizoen en dienovereenkomstig aanpassingen doet.
3

Open communicatie met patiënten

Yellow Dog Productions / The Image Bank / Getty Images

Informeer patiënten wanneer afspraken achterlopen op schema
Leer medisch kantoormedewerkers over het beantwoorden van niet-klinische patiëntvragen
Patiënttevredenheidsonderzoeken ontwikkelen en distribueren
Communiceer indien nodig schriftelijk. Elke eenvoudige en effectieve manier om ervoor te zorgen dat uw patiënten informatie ontvangen die belangrijk is voor hun zorg, is om hen hand-outs te geven, zoals basisinformatie over de medische praktijk, een lijst met items voor elk bezoek, betalingsbeleid en privacybeleid..
4

Telefoon en elektronische communicatie

Als een van de meest gebruikte communicatiemiddelen, moet telefonische communicatie niet lichtvaardig worden opgevat. Het is vaak de eerste interactie die een medisch kantoor heeft met een patiënt. Hier zijn enkele basistips die u uw medische kantoormedewerkers kunt bieden om de telefoonetiquette te verbeteren.

Actief luisteren
Goede telefoonmanieren - professioneel en hoffelijk
Zorg voor vertrouwelijkheid
Bedank ze altijd voor het bellen
Hang nooit als eerste op
Bij het nemen van berichten, krijg zo veel mogelijk informatie
Blijf kalm en beleefd, zelfs als een patiënt onbeleefd tegen je is

Dezelfde professionaliteit die u zou gebruiken aan de telefoon, mailcorrespondentie of face-to-face moet ook in een e-mail worden uitgedrukt. Onthoud altijd dat e-mail een vorm van communicatie is en dat de manier waarop de ontvanger de boodschap interpreteert het enige is dat ertoe doet.

Zorg ervoor dat e-mail de juiste vorm van communicatie voor uw bericht is in plaats van een telefoongesprek of een vergadering. Houd er rekening mee dat de inhoud het beeld en de professionaliteit van uw Medical Office moet weerspiegelen.
Gebruik de juiste grammatica, interpunctie en spelling. Zorg er ook voor dat u het bericht beknopt houdt en gebruik de juiste lay-out voor uw bericht, waardoor het gemakkelijker te lezen is.
Zorg ervoor dat de e-mail wordt verzonden naar de juiste ontvanger (s). Informatie in een medisch kantoor, vooral met betrekking tot patiëntinformatie, moet alleen op basis van de behoefte worden gedeeld.