5 stappen om de prestaties van medische kantoormedewerkers te verbeteren

Het verbeteren van de prestaties van medewerkers moet beginnen met duidelijke verwachtingen hebben. Dit vormt de basis om ervoor te zorgen dat zowel de manager als het personeel op de hoogte zijn van de functievereisten van hun rol.
Zonder duidelijke verwachtingen is het onmogelijk om te bepalen of een medewerker het werk goed of slecht doet. Het is onrealistisch om te veronderstellen dat een werknemer weet wat de verwachtingen van de baan zijn, zonder erover na te denken.
De verwachtingen moeten meetbare doelen omvatten, evenals kwaliteitsdoelen. Ondersteunende taken zoals cross-dekking van de andere posities. Wordt uw medische factuur bijvoorbeeld geacht de receptie te dekken als de medische receptionist ziek is of tijdens de lunch? Van wie wordt verwacht dat hij de telefoons opneemt wanneer de receptioniste bezig is met het bedienen van patiënten?
2

Zorg voor personeel met de tools die ze nodig hebben

Zodra de manager en het personeel allebei op de hoogte zijn van de verwachtingen, is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat elk personeelslid beschikt over de middelen die hij / zij nodig heeft om effectief zijn werk te doen. Medewerkers kunnen niet verantwoordelijk worden gehouden voor het uitvoeren van werk als ze niet over alle tools beschikken die ze nodig hebben. Heb je bijgewerkte codeerboeken, software, computers, communicatiesystemen? Zijn werkstations ergonomisch ingericht? Heb je beleid en procedures op hun plaats en toegankelijk, zodat ze naar hen verwijzen?
Het is niet alleen belangrijk om de tools te hebben om hun werk te voltooien, maar het is ook noodzakelijk om ervoor te zorgen dat deze hulpmiddelen effectief zijn. Het is een goed idee om de hulpmiddelen die beschikbaar zijn voor het personeel te evalueren bij het bepalen van de verwachtingen. Wie weet meer dan het personeel zelf welke tools zij nodig hebben om effectiever en efficiënter te werken.
3

Biedt voortdurend onderwijs en training

De zorgsector verandert voortdurend en de enige manier waarop medewerkers voortdurend aan de verwachtingen kunnen voldoen, is doorlopend onderwijs en training ontvangen. De vereisten voor facturering en codering veranderen jaarlijks, en om ervoor te zorgen dat het personeel deze veranderingen bijhoudt, moet er een systeem zijn om op de hoogte te blijven van deze veranderingen..
Minimaal één keer per jaar moet het personeel naar seminars voor Medicare en Medicaid gaan of een trainingssessie met de lokale vertegenwoordiger organiseren om een in-service training te geven. Andere soorten training kunnen ook worden uitgevoerd, inclusief peer-to-peer training of superuser-training. Voor medewerkers die in een bepaald gebied worstelen of een opfrissing nodig hebben voor zaken als het verbeteren van collecties, klantenservice, telefoonetiquette en meer, zijn er online trainingsprogramma's beschikbaar.
4

Verstrek leiding en richting wanneer nodig

Veel managers verwachten dat hun werknemers het onderwijs, de training en de hulpmiddelen hebben om de verwachtingen van hun werk te halen. Voor het grootste deel kunnen ze dat. Niemand weet echter ooit alles wat er te weten valt over hun werk en heeft mogelijk nog steeds extra hulp nodig. Als medisch officemanager is het uw taak om uw personeel leiding en richting te geven wanneer dat nodig is. Er ontstaan unieke situaties die input of een beslissing van een manager vereisen.
Medewerkers moeten zich zeker weten dat als ze het antwoord niet weten, er ten minste één persoon is tot wie ze kunnen vertrouwen. Managers moeten een hulpmiddel zijn voor hun werknemers. Zelfs als u niet alle antwoorden als manager kent, kunt u uw personeel naar de juiste plaats leiden om de antwoorden te vinden.
5

Geef ten minste tweemaal per jaar feedback

Om samen te vatten:

U hebt duidelijke verwachtingen voor elke functie ingesteld
U hebt de noodzakelijke hulpmiddelen voor personeel ter beschikking gesteld om hun werk effectief uit te voeren
U hebt het personeel voorzien van permanente educatie en training voor medewerkers om verwachtingen te bereiken
U hebt uw personeel begeleiding en richting gegeven wanneer zij het nodig hebben.

Het is nu tijd om halfjaarlijkse en jaarlijkse reviews uit te voeren. Managers en medewerkers hebben meestal verschillende ideeën over het doel van een evaluatie of beoordeling door een medewerker. Sommigen geloven dat het is om loonsverhogingen te bepalen, verbeteringsgebieden te identificeren of documentatie voor toekomstig gebruik te hebben. Voor sommigen kunnen het allemaal zijn. Het is ook een hulpmiddel om de prestaties van medewerkers te verbeteren. Managers kunnen deze tool gebruiken om het niveau te bepalen dat een medewerker heeft om verwachtingen te bereiken en feedback te geven om hen te helpen groeien in hun werk.