8 Verantwoordelijkheden van de receptie in een medisch kantoor

Het personeel bij de receptie is meestal het eerste contact dat de patiënt met uw kantoor heeft. Ze beantwoorden niet alleen de telefoon of begroeten patiënten. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het plannen van afspraken en het verkrijgen van demografische informatie van de patiënt. Ze moeten in staat zijn het tempo van een medisch kantoor bij te houden en veel aandacht aan details besteden. Hier zijn 8 verantwoordelijkheden van het personeel bij de receptie.
1

Verwelkomt patiënten en bezoekers

Een receptie persoon verwelkomt en begroet alle patiënten en bezoekers, in persoon of via de telefoons. Zoals iedereen weet, zijn eerste indrukken blijvende. De eerste indrukken die uw klanten ontvangen over uw medische praktijk zijn vaak van uw kantoordeskundigen, waardoor ze cruciaal zijn voor het succes van uw organisatie. Het bieden van hoogwaardige zorg en uitstekende klantenservice zal inkomstenverlies voor het medische kantoor voorkomen vanwege een hoge patiënttevredenheid.
2

Beantwoordt de telefoon

Receptiemedewerkers beantwoorden de telefoon terwijl ze een beleefde, consistente telefoonmanier hanteren met behulp van de juiste telefoonetiquette. Goede telefoonmanieren hebben is een eenvoudige taak. Goede telefoonmanieren hebben betekent gewoon professioneel zijn en anderen behandelen zoals je behandeld wilt worden als je de beller bent. Het is belangrijk dat uw medische kantoormedewerkers consequent een beleefde, consistente telefoonmanier bieden. Wanneer een patiënt belt, bepaalt de manier waarop het personeel van de receptie het telefoongesprek afhandelt hoe uw faciliteit wordt waargenomen.
3

Onderhoudt de ontvangstruimte

Het schoon houden van uw medische kantoor gaat niet alleen over de manier waarop het eruit ziet. Een schoon medisch kantoor is essentieel om werknemers en patiënten veilig en gezond te houden. Het medisch kantoor vrij houden van ziektekiemen is meer dan alleen wat er aan de oppervlakte is; het gaat om een ​​gezonde, steriele omgeving om infectieziekten te voorkomen.  
4

Onderhoudt patiëntendossiers

Het personeel van de receptie is verantwoordelijk voor het registreren van nieuwe patiënten en het bijwerken van de bestaande demografische gegevens van de patiënt door patiënt-gedetailleerde patiëntinformatie te verzamelen, inclusief persoonlijke en financiële informatie. De cyclus van een patiëntaccount vindt zijn oorsprong in de eerste invoer van demografische informatie van de patiënt, die demografische gegevens van patiënten en verzekeringsinformatie bevat. Ongeldige informatie kan de betaling vertragen.
5

Vergemakkelijkt de patiëntenstroom

Receptiepersoneel houdt de zaken in beweging door de verlener van patiënten op de hoogte te stellen, op de hoogte te zijn van vertragingen en te communiceren met patiënten en klinisch personeel. Als de patiënten in uw medische kantoor niet tevreden zijn met het hele proces, komen ze mogelijk niet terug. Het bieden van hoogwaardige zorg en uitstekende klantenservice zal inkomstenverlies voor het medische kantoor voorkomen vanwege een hoge patiënttevredenheid. Patiënten zullen zeer waarschijnlijk blijven terugkomen zolang ze tevreden zijn met het hele proces.
6

Antwoorden Vragen

Het personeel van de receptie behandelt vragen op een beleefde manier. Een techniek die "actief luisteren" wordt genoemd, is een nuttig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat het begrip compleet is. In deze techniek zal de luisteraar de informatie die ze in hun eigen woorden hebben gehoord, herformuleren. Als deze informatie correct is, is de uitwisseling voltooid, zo niet, dan kan de afzender van de informatie op dit moment eventuele misverstanden corrigeren. Deze uitwisseling kost slechts iets meer tijd en is een efficiënt hulpmiddel voor het creëren van verantwoordelijkheid, omdat iedereen die bij de uitwisseling betrokken is, weet dat de verwachtingen helder en duidelijk waren.
7

Onderhoudt kantoorbenodigdheden

Ze houden de medische kantoorbenodigdheden op de juiste manier gevuld door te anticiperen op inventarisbehoeften, bestellingen te plaatsen en kantoorapparatuur te monitoren.
8

Beschermt de vertrouwelijkheid van de patiënt

Het personeel van de receptie beschermt de vertrouwelijkheid van de patiënt door ervoor te zorgen dat beschermde gezondheidsinformatie wordt beveiligd door PHI niet op een eenvoudige site achter te laten en zich af te melden van de computer voordat deze onbeheerd achterblijft. Het behouden van de vertrouwelijkheid van de patiënt zorgt er niet alleen voor dat patiënten zich veilig voelen om behandeld te worden in uw medische instelling, het is ook de wet. Elke organisatie die toegang heeft tot gezondheidsinformatie van patiënten wordt beschouwd als een gedekte entiteit en is wettelijk verplicht om te voldoen aan HIPAA-bepalingen of moet civiele en / of strafrechtelijke sancties riskeren. Het is absoluut noodzakelijk dat medische gegevens vertrouwelijk blijven en niet toegankelijk zijn voor mensen die niet over de juiste autorisatie beschikken. Openbaarmaking met betrekking tot de beschermde gezondheidsinformatie (PHI) van een patiënt zonder hun toestemming wordt beschouwd als een schending van de Privacyregel.