Een upfront-verzamelbeleid voor uw medische kantoor ontwikkelen

Voor een medisch kantoor vormen vooraf verzamelde co-pays een belangrijk onderdeel van de inkomstencyclus. Directe collecties verminderen het aantal patiëntrekeningen dat in slechte schulden of in de collectiestatus belandt. Het is gemakkelijker om van patiënten te verzamelen voordat de diensten worden verleend dan 60 dagen later nadat de verzekering uiteindelijk heeft betaald.

Ontwikkel een systeem

Uw medische kantoor of praktijk heeft een systeem nodig voor vooraf verzamelde collecties dat accuraat en consistent is. Uw beleid moet verder gaan dan alleen maar zorgen dat patiënten worden gevraagd naar hun copay of vergoeding wanneer zij aankomen voor hun afspraak of procedure.
Uw systeem start zodra de afspraak is gepland, zodat u weet wat de verantwoordelijkheid van de patiënt zal zijn. Nadat u dit hebt bepaald, moet u ervoor zorgen dat de patiënt weet wat te verwachten voor zijn financiële verantwoordelijkheid voorafgaand aan de afspraak. Wanneer ze voor de service aankomen, hebt u opnieuw procedures om de betaling constant te vragen en opties te bieden.
Nauwkeurigheid en consistentie, samen met een systeem voor het bepalen en verzamelen van de verantwoordelijkheid van de patiënt, zijn de sleutels voor uw vooraf verzamelbeleid. Zorg ervoor dat u de volgende stappen uitvoert bij het ontwikkelen van een beleid voor upfront-collecties voor uw kantoor.

Stap 1: Neem voor aanvang van het bezoek contact op met de verzekeringsmaatschappij van de patiënt

Neem zo snel mogelijk nadat de afspraak is gepland contact op met de verzekeringsmaatschappij van de patiënt om te controleren of de patiënt nog steeds verzekerd is en om eventuele richtlijnen voor voorafgaande certificering te controleren. Ontdek de copay-, aftrekbare en co-assurantie-informatie van de patiënt.

Stap 2: Controleer uw onderhoudscontract

Controleer uw managed care-contract om te bepalen wat uw vergoeding is voor het bezoek, de test of de procedure van de patiënt. Je hebt dit cijfer nodig om de copay te berekenen.

Stap 3: Bereken de Co-Pay

Bereken de geschatte verantwoordelijkheid van de patiënt. Zie het onderstaande voorbeeld.
$ 100,00 Kosten van de procedure
x 80% contracttarief
= 80,00 Toegestaan ​​bedrag
- 50,00 Patiënt aftrekbaar
- 10.00 Patiënt Copay
= 20.00
x 20% patiëntverzekeringverzekeringspercentage
= 4.00 Bedrag van patiënten-verzekering
+ 50,00 Patiënt aftrekbaar
+ 10.00 Patiënt Copay
= 64,00 Geraamde verantwoordelijkheid van de patiënt (Copay)

Stap 4: herinneringoproep aan de patiënt met de verwachte co-pay

Neem de geschatte verantwoordelijkheid van de patiënt op in de afspraakoproep, e-mail en brief. Wanneer u contact opneemt met een patiënt om hun aanstaande afspraak te bevestigen, moet u hen eraan herinneren om hun rijbewijs of een ander identiteitsbewijs en hun actuele verzekeringsbewijs mee te nemen. Adviseer hen dat van hen verwacht wordt dat ze hun geschatte verantwoordelijkheid betalen voordat ze hun procedure volgen en de geaccepteerde betalingsmethoden vermelden.

Stap 5: Verzoek om betaling bij aankomst voor de appontment

Het personeel bij de receptie moet om betaling vragen als de patiënt arriveert voor de dienst voordat deze door de aanbieder wordt gezien. Herinner de patiënt eraan dat het bedrag dat zij betalen alleen gebaseerd is op een schatting. Schrijf nooit volledig betaald op de kwitanties totdat u de betaling van de verzekeringsmaatschappij hebt ontvangen en de verantwoordelijkheid van de patiënt wordt vermeld op de uitleg van de uitkeringen (EOB).

Stap 6: betalingsopties aanbieden

Bied betalingsplanopties voor dure test- en chirurgische procedures.

Stap 8: post een bord

Zorg ervoor dat er borden worden geplaatst in wachtruimtes voor patiënten die duidelijk vermelden:
 "Betaling is verschuldigd vóór de teruggegeven diensten"

Opmerking: vraag geen patiënten van de noodafdeling om betaling

Probeer nooit betalingen van patiënten in de spoedafdeling te incasseren tot nadat ze door een arts zijn gezien als gevolg van EMTALA-voorschriften.