Hoe de 5S-mentaliteit de gezondheidszorg kan verbeteren

Voorop in de hoofden van leiders in de gezondheidszorgorganisatie in het huidige uitdagende vergoedingsklimaat is het vinden van een manier om hoogwaardige zorg te bieden. Anders gezegd, omdat de kosten van het aanbieden van zorg steeds sneller escaleren, staan zorgorganisaties onder toenemende druk om de beste zorg te bieden tegen de laagst mogelijke kosten.
Hoewel er veel verschillende benaderingen zijn om dit doel te bereiken, lijkt het landschap te domineren als een manier om betere gezondheidsresultaten, financiële resultaten en scores voor patiënttevredenheid en personeelstevredenheid te produceren. Continue kwaliteitsverbetering in zorgorganisaties is algemeen aanvaard als het meest effectieve model voor het verhogen van de waarde.

Wat is 5S?

Gezondheidszorgorganisaties wenden zich steeds meer tot lean mindsets om meer waarde te creëren. 5S is een van de meer populaire hulpmiddelen die worden gebruikt om lean gezondheidszorg te bereiken. 5S, ontwikkeld door Toyota aan het begin van de jaren tachtig, is een vijffasetechniek die de waarde binnen een organisatie verbetert door consequent en continu activiteiten te analyseren om verspilling en inefficiëntie te identificeren en vervolgens nieuwe oplossingen te bedenken om slanker te worden. Het wordt al tientallen jaren over de hele wereld gebruikt. Sinds de jaren negentig hebben innovatieve geesten in gezondheidszorgleiderschap de 5S-mentaliteit geleend en toegepast, en hebben ze indrukwekkende resultaten bereikt.

De 5 fasen van 5S

Het creëren van een 5S-werkplek binnen een zorgorganisatie kan leiden tot tastbare waardeverbeteringen door de resultaten en de patiëntervaring te verbeteren, terwijl het talent binnen de organisatie wordt gemaximaliseerd en de minste middelen worden ingezet. De vijf onderstaande stappen bieden een basisaanpak voor zorgorganisaties die de 5S-aanpak willen implementeren.

Stap 1. Sorteren

Stap één gaat over het categoriseren van items in de werkomgeving. Het gaat om het verwijderen van onnodige items uit werkruimten en het organiseren van de werkruimte op basis van het proces. Deskundigen pleiten voor twee dominante benaderingen van sorteren.
Items kunnen in drie groepen worden gesorteerd op basis van de gebruiksfrequentie, zoals:

Altijd gebruikt
Soms gebruikt
Zelden gebruikt

Of ze kunnen worden georganiseerd door productfamilies zoals IV-vereisten, ademhalingswegen, eliminatie, enz.
De reden voor het sorteren is om de belangrijkere items te identificeren die u nodig hebt om uw werk te doen en lager prioritaire benodigdheden te degraderen naar een ruimte die geen inbreuk maakt op de zeer gewaardeerde ruimte die moet worden gereserveerd voor de meest gebruikte, meest belangrijke items. Sortering moet een continu proces zijn en moet zo snel mogelijk worden uitgevoerd.

Stap 2. In volgorde instellen

Nu u de ruimte hebt gereserveerd en uw vaak gebruikte spullen hebt gesorteerd en gescheiden van uw weinig gebruikte benodigdheden, start u de volgende fase van de organisatie: stel uw medische benodigdheden op volgorde. Het is tijd om specifiek te worden met hoe en waar u deze items opslaat.
Wijs een specifieke, permanente en gemakkelijk toegankelijke locatie toe voor elk type medische voorziening, zodat medewerkers altijd weten waar ze kunnen vinden waarnaar ze op zoek zijn, zelfs als ze gestresst, moe en overhaast zijn. "Permanent" betekent niet dat de opslaglocatie niet kan of mag worden verplaatst wanneer een kans om de opslag te verbeteren en de locatie ervan ontstaat als gevolg van de voortdurende inspanningen voor kwaliteitsverbetering.
Bepaal welke hoeveelheden van elke levering op die locatie moeten zijn en de minimumhoeveelheid die opnieuw bevoorraden tot gevolg zal hebben. In de productie staan deze bekend als "par-levels" en deze terminologie kan eenvoudig worden overgedragen aan het beheer van zorgmaterialen.
Organiseer medische benodigdheden in parallelle en loodrechte volgorde voor gemakkelijke toegang en om de kans te verkleinen dat u het verkeerde artikel grijpt. Geef elk item grenzen met bijvoorbeeld schappen, laden of lade-organisers. Ontwikkel een eenvoudig en duidelijk labelsysteem voor alles wat u opslaat. Labels moeten gemakkelijk leesbaar zijn. Veel organisaties hebben ontdekt dat de introductie van een kleurcoderingssysteem voor hun opslag erg nuttig is. Zoek altijd naar manieren om uw sorteersysteem te vereenvoudigen en te verbeteren.

Stap 3. Glans

Zorg voor een schone werkruimte en opslagruimte. Netheid heeft veel voordelen in de gezondheidszorg:

Het vermindert de verspreiding van bacteriën, virussen en infectieziekten in uw zorginstelling.
De gezondheid en veiligheid van patiënten en medewerkers verbetert.
De faciliteit wordt aantrekkelijker voor de patiënten en families die gebruik maken van uw faciliteit en de bijbehorende diensten, die uw beoordeling van de ziekenhuisconsumptie door zorgverleners en zorgverleners (HCAHPS) van formele publieke rapportagescores kunnen stimuleren..

(Opmerking: HCAHPS vraagt patiënten om hun ervaringen met betrekking tot hun verblijf in een verblijfsplaats te beoordelen.De beoordelingen worden gedeeld met het publiek en kunnen van invloed zijn op de reputatie van een zorgorganisatie in de gemeenschap, evenals het bedrag dat wordt terugbetaald voor diensten aan Medicare-patiënten.)

Stap 4: Standaardiseren

Formuleer nu de verantwoordelijkheden, de ruimtetoewijzing, de par-niveaus, het organisatiesysteem en de schoonmaakvereisten voor uw organisatie. Kortom, "standaardiseren", uw "sorteren", "in volgorde zetten" en "glans" -activiteiten zodat ze op een consistente manier worden uitgevoerd. Alle betrokkenen moeten hun specifieke verantwoordelijkheden in deze processen begrijpen. De meest succesvolle 5S-organisaties in welke branche dan ook gebruiken visuele hulpmiddelen om medewerkers snel en accuraat te kunnen waarschuwen voor naleving van de normen.

Stap 5: Sustain

De vijfde 'S', 'sustain', kan je inspanningen maken of breken. Uw team heeft tijd en moeite en zonder twijfel geld geïnvesteerd om te sorteren, in te stellen, te schijnen en te standaardiseren. Door deze inspanningen op de lange termijn te ondersteunen, zullen deze investeringen een groter rendement opleveren. Dit is de reden waarom 5S wordt beschouwd als een "mindset" en niet als een project voor de korte termijn. Het is een manier om na te denken over hoe u uw organisatie gaat besturen zodat deze de gezondheidszorg met de hoogste waarde biedt.